Od 2022. godine sprovode se nove obaveze u pogledu arhiviranja propisane Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Službeni glasnik RS”, br. 6/2020,) (u daljem tekstu: Zakon) iako je Zakon počeo da se primenjuje se od 2.februara 2021. godine nije sprovedena zbog nedostatka podzakonskih akata.
Sada su glavne obaveze kompanija:
- da donese 3 opšta dokumenta:
- Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikacije, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarne građe,
- Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata,
- Spisak kategorija arhivske građe i dokumentarne građe sa rokovima čuvanja (dostaviti nadležnoj arhivskoj ustanovi na odobrenje);
- imenuje odgovorno lice za zaštitu i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnom građom;
- vodi arhivsku knjigu u propisanom obliku, a arhivsku knjigu, odnosno prepis arhivske knjige dostavlja nadležnom arhivu najkasnije do 30. aprila tekuće godine za dokumente izrađene u prethodnoj godini.
Pored navedenih obaveza preduzeća koje je najlakše kontrolisati, preduzeće ima i druge brojne obaveze propisane Zakonom, od kojih su neke:
- obezbediti adekvatan prostor i opremu za čuvanje i zaštitu arhivske i dokumentarne građe;
- da snima, obeležava, klasifikuje, dokumentuje i arhivira arhivsku i dokumentarnu građu,
- da pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera u vezi sa arhivskom i dokumentarnom građom (statusne promene, fizičko izmeštanje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
- da odabere arhivsku građu i odvoji za uništavanje bezvredni dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;
- da ovlašćenom licu nadležnog arhiva omogući stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikacijom, selekcijom, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim izdvajanjem iz dokumentarne građe.
Neispunjavanje bilo koje od gore navedenih obaveza predstavlja prekršaj za koji je za preduzeće propisana novčana kazna u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara (oko 420 do 17.000 evra), a odgovornom licu u preduzeću može biti izrečena kazna. novčana kazna u iznosu od 5.000 do 150.000 dinara (oko 40 do 1.250 evra).
Za sva pojašnjenja i pomoć slobodno nas kontaktirajte.